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1:1 미팅 시간 어떻게 관리해야 할까요?

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1:1 미팅
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Updated
2022/01/06

People Talk (2)

Q. 김운연 피트메디 대표: <하드씽> 등의 책을 통해서 1:1 미팅의 중요성을 깨닫고 구성원 중심의 1:1 미팅을 2주에 1번(직속 팀원이 아닌 경우 한달에 1번) 하도록 제도화했습니다. 성장 고민, 조직 문화 등을 주제로 주로 대화를 나누게 되는데요. 구성원이 어젠다를 정리하지 않은 채 미팅에 참석하게 되면, 팀장 주도로 얼라인먼트를 위해 회사의 목표를 전달한다든지 일방적인 커뮤니케이션에 시간을 많이 쓰게 되기도 하고, 평소 이야기하지 못한 애로사항을 토로하는 데 시간을 많이 쓰기도 합니다. 1시간으로 time block을 해두고 대화를 나누다보면, 1시간을 훌쩍 넘겨 대화를 하게 되기도 하고요. 1:1 미팅에서 꼭 대화를 나누어야 할(빠뜨리면 안될) 주요 어젠다와 1:1 미팅 시간을 효과적으로 활용하기 위한 팀장-팀원의 자세 및 timekeeping 노하우가 궁금합니다.
A. 백종화 그로플 대표:
1:1 미팅은 하나의 목적만 가진 대화는 아닙니다. 어떤 날에는 서로를 이해하는 데 시간을 할애하는 라포(rapport) 형성의 대화로, 어떤 날에는 현재 진행하고 있는 과업의 진척도를 확인하고 팀원이 가지고 있는 장애물을 함께 고민하는 시간으로, 또, 어떤 목표를 설정하거나 목표를 피드백하는 시간으로 활용하게 되죠. 각각이 가진 1:1 대화 목적에 따라 어젠다와 질문이 달라집니다.
가장 중요한 것은 1시간 대화의 목적에 대해 서로 합의하는 것입니다. 처음 대화를 시작할 때 편안한 주제로 먼저 이야기를 꺼내게 되는 경우가 많이 있습니다. 이를 ‘라포 질문’이라고 하는데요. ‘요즘 밝아보이는데, 즐거운 일 있어요?’ 등과 같은 가벼운 질문을 통해서 팀원의 마음을 편안하게 해주는 거죠.
그리고 본론으로 들어갈 때 가장 먼저 해야 할 질문은 ‘오늘 1:1 대화는 어떤 주제로 하면 좋을까요?’ ‘오늘 대화가 11시까지인데, 이때까지 어떤 내용에 대해 대화를 나누면 될까요?’ ‘오늘은 메일로 공유한 대로 OKR(목표와 핵심 결과)에 대해 함께 논의하고, 합의하는 시간으로 1:1 미팅을 진행하려고 합니다.’처럼 1시간 대화의 목적을 합의하는 시간을 가지면 좋습니다.
이렇게 대화의 목적에 대해 먼저 합의하고, 대화를 하다가 다른 주제로 넘어가게 될 경우 ‘oo님 오늘은 oo에 대해서 이야기를 나누기로 했어요. 지금 이야기하신 주제도 중요하지만, 오늘 대화는 먼저 oo에 대해 정리하고 지금 말씀하신 내용은 다시 일정을 잡으면 좋겠어요.’ 라고 목적에 맞는 대화를 이끌어가는 것입니다.
아래의 ‘대화 모델’을 활용해 보시면 좋을 것 같습니다. 대화 모델 없이도 대화를 이어갈 수 있지만, 그렇게 대화하다보면 자칫 대화가 산으로 갈 수도 있고 맥락 없이 흘러갈 수도 있게 되거든요.
이를 위해 제안드리고 싶은 것은 RGROWF 대화 모델입니다. 대화 모델 없이도 대화를 이어갈 수 있지만, 그렇게 대화를 하다보면 자칫 대화가 산으로 갈 수도 있고 맥락 없이 흘러갈 수도 있거든요. 리더와 구성원의 시간은 소중합니다. 소중한 시간을 1:1 대화의 상대방 한 사람에게 쓴다면 그만큼 가치 있는 시간이 될 수 있도록 해야 하지 않을까요? RGROWF의 흐름대로 대화를 이끌어 간다면, 리더에게도, 팀원에게도 더 의미 있는 시간으로 만드실 수 있을 거라고 생각합니다.
1:1 대화 모델 (0) 사전 공유 → (1) Rapport 라포 형성 → (2) Goal 대화의 목적 합의 → (3) Reality 현실 인식 공유 → (4) Option 선택지 모색 → (5) Will 실행 의지 확인 → (6) Follow up 후속조치
(0) 사전 공유: 대화를 나누고자 하는 주제, 목적, 그리고 대화를 통해 기대하는 부분을 D-1일, D-1시간 등 서로 합의한 시점까지 미리 고민해올 수 있도록 공유합니다.
→ (기대효과) 밀도 있는 대화를 위한 준비
(1) 라포(rapport) 형성: 편안한 질문과 일상 대화로 대화를 시작합니다. (주어진 시간이 짧거나 이미 충분히 친밀한 관계라면 생략해도 됩니다.)
→ (기대효과) 대화를 시작하기 위한 심리적 안전감 제공
(2) 대화의 목적(goal) 합의: 대화의 목적에 대해 서로 합의합니다. 팀원 또는 리더가 먼저 제안할 수 있고, 가장 좋은 것은 대화를 나누기 하루 전에 오늘 주제에 대해 사전 소통(메일, 구두, 슬랙 등)을 하는 것입니다.
→ (기대효과) 밀도 있는 대화를 통한 의미 있는 결과 도출
(3) 현실(reality) 인식 공유: 대화의 주제와 목적에 따라 현재 어떤 상황인지, 어떤 장애물이 있는지, 어떤 고민이 있는지, 그 이유와 근거 자료(data)는 무엇인지를 공유하는 시간입니다.
→ (기대효과) 근본적인 문제 및 원인 탐색
(4) 선택지(option) 모색: 대안을 찾는 시간입니다. 현재 상황을 파악하는 과정(3단계)에서 찾은 문제를 해결하고 장애물을 뛰어넘기 위한 선택지에 어떤 것들이 있을지 함께 고민하는 시간입니다. 선택지를 찾을 때 유의할 점은 정답을 찾으려고 하기보단 다양한 아이디어를 많이 찾는 것을 목표로 하는 것이에요. 그래야 생각이 고정되지 않고 확장될 수 있거든요.
→ (기대효과) 현재의 리소스라는 한계를 두지 않고 가장 좋은 아이디어를 찾는 과정에서 최대한 많은 대안 모색
열린 마음으로 최대한 많은 아이디어를 꺼내어 볼 수 있도록 아래의 질문을 활용해 보세요. ‘어떻게 생각하세요?’ ‘만약 리소스가 충분히 있다면 어떻게 해결하고 싶으세요?’ ‘문제라고 생각하는 이유는 무엇일까요?’ ‘그 문제를 우리 회사에서 가장 잘 해결할 수 있는 사람은 누구일까요?’ ‘과거에 비슷한 이슈를 해결했던 적이 있을까요?’ ‘oo님 만약 저라면 ooo으로 해결하려고 할 것 같아요. 이 방법에 대해서는 어떻게 생각하세요?’ ’어떤 방법이 있을까요?’ ‘또 다른 방법은 없을까요?’ ‘한가지 만 더 해본다면?’
(5) 실행 의지(will) 확인: 선택 찾은 아이디어 중에 가능한 것과 불가능한 것을 구분하고, 가능한 방법 중에 가장 중요한 것과 즉시 실행할 수 있는 것을 찾아 실행을 할 수 있도록 의지를 다지는 시간입니다.
→ (기대효과) 실행력 제고
실행 가능한 아이디어를 고르는 과정에서 아래의 질문을 활용해 보세요. ‘지금 이야기 한 아이디어 중에 우리가 통제하지 못하는 것은 무엇일까요? 그건 뺍시다.’ ‘지금 이야기 한 아이디어 중에 가장 빨리 실행할 수 있는 것은 무엇인가요? 그 실행을 통해서 얻을 수 있는 결과는요?’ ‘가장 영향력(impact)이 큰 방법은 무엇일까요? 그 방법을 실행하기 위해 필요한 리소스(사람, 돈, 시간, 스킬 등)는 무엇일까요?’ ‘이중에서 이번주에 집중할 수 있는 액션은 무엇이 있을까요?’ ‘그 액션을 취하면 무엇이 달라질까요?’ ‘만약 그 방법을 실행하기 위해 oo님이 직접 해야 할 일은 무엇일까요?’ ‘리더인 제가 도와줘야 할 일은 무엇일까요? 언제까지 해드리면 될까요?’ ‘오늘 1:1 대화를 한번 정리해서 이야기 해줄래요?’ ‘이 내용에 대해 언제 다시 이야기를 나눠볼까요?’
(6) 후속조치(follow up): 1 :1 대화를 마치고 나서, 피드백을 하기로 한 시점 또는 그 과정에서 다음과 같은 질문을 통해 변화를 확인하고, 변화를 인지하고 있다는 것을 표현합니다. ‘OO님 지난번 이야기했던 OO은 어떻게 진행되고 있을까요?’ ‘제가 실행하기로 한 부분은 그 정도면 만족하시나요?’ ‘더 논의해야 할 부분이 있을까요?’
→ (기대효과) 행동 변화를 통한 성과 창출
위에서 보신 바와 같이 1:1 대화는 사전 공유, 대화, 후속 조치라는 세 가지 단계로 구성되어 있습니다. 이 세 가지가 모두 실행될 때 1:1 미팅에서 좀 더 생산성 있는 대화를 나눌 수 있고요. 이를 ‘대화를 디자인한다’라고도 표현합니다.
각 단계별로 할애할 수 있는 시간은 각각의 상황에 따라 달라질 수밖에 없을텐데요. 친밀한 관계가 아니거나, 신입 사원 등 더 많은 관심이 필요한 팀원에겐 라포 형성에 1:1 미팅 시간의 절반 이상을 사용하기도 합니다. 대화의 목적에 대해 합의가 안되면, 합의에 시간이 더 오래 걸리기도 하고, 대화의 주제와 목적에 대해 모두 사전에 동의하고 인지하고 있다면 이 단계는 1~2분 안에 끝낼 수도 있습니다. 명확한 문제를 찾았다면, 현실 인식 공유에 시간을 많이 쓰지 않아도 되지만, 반대로 구체적으로 문제를 짚어내지 못한다면 문제를 정의하는 데만 대화의 시간을 모두 사용할 수도 있습니다. 만약 별도로 데이터가 필요하면 미팅을 중지하고 데이터를 확인한 뒤에 미팅을 다시 시작해야 할 수도 있고요. 이러한 대화 모델을 효율적으로 운영하고, 각 단계가 루틴으로 자리 잡으면 대화를 30분 정도에 끝낼 수도 있습니다.
대화마다 목적이 따로 있습니다. 그저 정보를 주고 받는 대화일 수도 있고, 서로를 소개하고 알아가는 시간이 될 수도 있습니다. 하지만, 업무에서 가장 많이 나누는 대화는 팀원이 업무를 실행하는 과정에서 생긴 문제를 공유하고, 리더와 함께 문제를 찾아 실행할 수 있는 대안을 찾는 것이죠. 이런 이슈에 대해 논의하기 위해서는 사전에 리더가 대화를 디자인하고,(즉, RGROWF에 따라 질문을 준비하고,) 대화를 이끌어 가 주시면 좋습니다.

레몬베이스 캠프에선 전문가와 함께 고민을 나눌 수 있습니다.

“함께하는 사람들과 조직의 성장과 성공을 돕는 그로플(Growple) 백종화 코치입니다. <요즘 팀장은 이렇게 일합니다>의 저자이자, 스타트업과 MZ 세대의 성장을 위한 리더십 개발에 빠져있는 리더십 코치이자 강사, 그리고 매일 소셜미디어에 리더십 관련 글을 쓰는 작가이자, 매주 리더십과 조직문화 뉴스레터를 발행하는 에디터기도 합니다.”

시리즈 소개

People Talk은 사람(People)과 관련한 업무에서 겪고 있는 어려움 혹은 궁금증을 담은 질문을 받으면, 레몬베이스 안팎의 전문가가 질문에 대한 답을 함께 찾아보는 방식으로 운영합니다. 레몬베이스를 통해 나누고 싶은 고민이 있다면, content@lemonbase.com으로  문의해 주세요.
 레몬베이스가 운영하는 블로그인 '레몬베이스 캠프'에서는 '회사와 구성원의 건강한 성장'을 위한 전문가의 지식과 노하우를 충전할 수 있습니다. 레몬베이스는 비즈니스 소프트웨어(SaaS)를 제공해 1:1 미팅, 상호 피드백 및 360도 리뷰, OKR 등 목표 관리를 웹 기반으로 편하게 진행할 수 있도록 돕고 있습니다.
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