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성공적인 하이브리드 근무 정착을 위한 가이드

안녕하세요, 하이커 님
일상 복귀에 속도를 내고 있으나, 많은 일들이 예전 같지는 않습니다. 이 가운데 부정하기 어려운 변화를 하나 꼽아 보자면 '어디서든 일할 수 있다'는 깨달음을 얻은 것이라고 할 수 있을 텐데요. 어디서든 + 함께 + 생산성을 떨어뜨리지 않으면서 일하기 위해 준비해야 할 사항들을 Lemonbase Camp Weekly(LbC Weekly)가 가이드로 정리해보았습니다.
LbC Weekly는 성과관리 서비스 레몬베이스의 지식과 노하우를 모아둔 레몬베이스 캠프에서 최신의 이슈와 트렌드만 선별하여 보내드립니다.
2022.5.11. #6
이번 주 성과관리 고민은 하이브리드 근무입니다.
LbC Weekly는 지난 뉴스레터를 통해 '사무실 근무와 원격 근무 중 어느 쪽을 선호하는지'에 대한 하이커들의 생각을 모아보았는데요. 이 가운데 일부를 소개하면서 이번 주 뉴스레터를 시작하겠습니다. 
그렇다면 결론적으로 하이커들은 사무실 근무를 선호할까요, 원격 근무를 선호할까요? 응답자의 약 85%가 원격 근무 혹은 원격 근무와 사무실 근무를 혼합한 '하이브리드 근무'를 선호하는 것으로 나타났습니다. 지난해 1월에 진행된 슬랙(Slack)의 조사 에서 약 70%의 지식 근로자들이 '근무지 혹은 근무 시간대의 자율성과 유연성을 제공하는 조직을 선호한다'고 응답한 내용과 일맥상통하는 결과였습니다. 또, 네이버 직원 4795명을 대상으로 진행한 근무 방식에 대한 설문조사 에서도 유사한 결과가 나왔더군요. 조사 결과, 하이브리드 근무를 선택한 직원이 52.2%로 가장 많았고, 주 5일 재택근무(41.7%)가 그 뒤를 이었습니다.

하이브리드 근무 전환에 필요한 5가지 솔루션

하이브리드 근무 지원은 이를 원하는 현재 구성원의 의견을 반영하기 위해서 뿐만 아니라 미래의 구성원을 채용하기 위한 중요한 전략의 하나로 작용하고 있다고 하버드비즈니스리뷰(HBR)은 강조합니다. 상황이 이렇다보니, 기업 입장에선 하이브리드 근무 체계를 마련하는 것이 더이상 선택이 아닌 필수 요건이 되고 있는 것이지요. 미국 노동통계국(BLS)의 조사에 따르면, 코로나19로 인해 원격 근무가 늘어난 민간 조직의 60.2%는 팬데믹 종식 이후에도 원격 근무 정책을 유지할 것이라고 집계되었습니다.
이렇듯 하이브리드 근무가 '뉴노멀'이 되어가고 있음에도 불구하고 하이브리드 근무 체계와 정책이 미비한 조직이 아직 많습니다. 맥킨지가 2020년 말에서 2021년 초에 진행한 조사에 따르면, 응답자 68%는 조직 차원에서 '팬데믹 이후의 업무 방식'에 대해 충분한 논의가 이뤄지지 않는다고 생각한 것으로 나타났습니다. 또, 너무 많은 선택권이 주어지는 경우에도 되려 비효율이 야기될 수 있지요. 그러므로 회사는 하이브리드 근무로 전환하는 과정에서 구성원들이 혼란을 느낄 수 있는 지점들에 대한 명확한 가이드를 제공해야 합니다.

 좌석예약제를 통해 사무실을 효율적으로 활용한다

하이브리드 근무가 확실히 보장되는 회사의 경우, 모든 구성원이 회사에 개인의 지정석을 가질 필요는 없을 텐데요. 하이브리드 근무를 시행하면서 출근율이 50% 미만으로 떨어져 사무 공간을 제대로 활용하지 못 하는 회사도 나타나고 있고요. 이런 회사들은 '자율좌석제(hot desking)' 도입을 고려해볼 수 있습니다.
자율좌석제는 사무실에서 개인별 좌석을 지정하지 않고 책상과 의자를 공용으로 이용할 수 있도록 하는 제도로, '위계에 따라 보수적으로 지정된 좌석에 앉아서는 혁신이 나올 수 없다'는 미국 실리콘밸리의 문제의식에서 출발했습니다. '핫 데스킹(hot desking)'이라고도 불리는데, 잠수함의 공간 절약을 위해 침상 하나를 여러 명이 돌아가며 쓰도록 한 해군의 관행을 지칭하는 '핫 래킹(hot racking)'에서 유래한 말이라고 합니다. 사진은 위워크 미국 유타 주 솔트레이크시티 지점
자율좌석제는 사무실에 '내 자리'를 고정하지 않고 날마다 자유롭게 앉고 싶은 좌석을 선택해 앉을 수 있게 하는 제도입니다. 하지만 사무실로 출근해 내가 어느 자리에서 일할 지 모른다는 불확실성, 자리를 쟁탈하기 위해 2시간 일찍 출근해야 한다는 피로감(링크) 등은 자율좌석제 정착의 큰 걸림돌로 작용하곤 합니다.
이러한 문제를 해소할 수 있는 보완책이 바로 호텔식 근무(hoteling) 방식(사무실에 나오기 전 자리를 예약하는 방법)입니다. 일단 출근 전에 좌석을 정함으로써 불필요한 혼란을 줄일 수 있고, 더 나아가 다른 구성원과 긴밀한 협업이 필요한 날엔 서로 가까운 좌석이나 미팅 룸을 미리 예약해 사용하는 등 공간을 더 효율적으로 활용할 수 있는 방안까지 마련할 수 있습니다.

 재택근무일은 조직의 상황(FLOCS)에 따라 정한다

재택근무일은 다음 5가지 조직 상황(FLOCS*)을 고려하여 정하는 것이 좋다고 NYT는 추천합니다. 한국에서도 회사 별로 재택근무 일수를 정하거나 팀별로 협업을 강화하기 위해 사무실로 출근하는 요일을 정하는 등의 규칙을 세우는 기업들이 늘어나면서 재택근무가 제도화되고 있습니다.
Function(구성원의 업무 기능), Location(위치), Organization(조직의 구조), Culture(조직 문화), Schedule(업무 일정)
아래의 경우, 원격 및 재택 근무의 비중을 늘릴 수 있습니다.
(1) 조용한 공간에서 개인의 집중을 요하는 업무가 많다.
(2) 구성원의 거주지 간 물리적 거리가 멀다.
(3) 수평적인 조직 구조에서 개인의 자율성이 보장되어 있다.
(4) '우리'보다 '나'를 강조하는 문화를 가지고 있다.
(5) 구성원 간 업무 일정이 서로 다르다.

 홈오피스를 지원하기 위한 예산을 마련한다

하이브리드 근무에서 발생할 수 있는 마찰을 줄이고 생산성을 높이기 위해 적절한 툴과 자원을 지원하는 것이 중요합니다.(링크) 재택 근무가 제도적으로 정착되면서 홈오피스에 대한 지원도 늘고 있지요. 이에 따라 기업 입장에선 '관련 예산을 어떻게 확보할 것인가'의 고민 역시 깊어지고 있습니다. 예를 들어, 구글은 물가가 상대적으로 싼 지역에서 재택근무를 하며 절약할 수 있는 비용을 근거로 기본급은 삭감하되, 홈오피스 구축을 지원하는 수당을 제공하는 방식의 급여 지역화(pay localization) 제도를 채택하고 있습니다. 페이스북, 트위터 등도 비슷한 제도를 운영하고 있지요.
예산 마련 뿐 아니라, 예산 집행에 있어서도 운영의 묘를 발휘할 수 있습니다. 한국의 한 중소기업은 홈오피스 인프라 지원을 위해 2년에 걸쳐 순차적으로 모든 구성원에게 노트북을 지급하여 예산 상의 한계를 극복하기도 했습니다.

 일과 삶의 경계를 보장한다

원격 근무가 도입된 뒤 명확히 구분되지 않는 일과 삶의 장소 때문에 오히려 삶의 질이 저하된다고 느끼는 구성원들이 생기고 있습니다. 이런 문제를 해결하려면 개인은 업무 사이사이에 계획적으로 쉬는 시간을 두어 생산성을 높이면서도 번아웃을 방지하려고 노력해야 합니다.(링크)
또한 '항상 일할 준비가 되어있어야 한다'는 압박은 원격 및 하이브리드 근무가 구성원들에게 피로감을 주게 되는 주된 원인 중 하나로 작용합니다. 이를 해결하기 위해 리더들은 구성원들이 일과 삶 사이의 경계를 지킬 수 있도록 업무 연락 시간에 대한 규정을 분명하게 하고, 주기적인 '체크인'을 통해 구성원의 정신건강 상태를 살피는 등의 노력을 기울일 필요가 있다고 전문가들은 말합니다.(링크)
회사 차원의 제도적 노력도 필요합니다. 예컨대 네이버는 법정 근로시간을 지키기 위한 조치로 사옥 출입을 제한하는 '게이트오프' 시행을 검토하다가, 하이브리드 근무 체제를 감안하여 회사 시스템 접속을 차단하는 '셧다운' 제도를 도입하기로 했습니다.

 구성원들끼리 친밀감을 유지하면서 소통할 수 있도록 지원한다

사무실로 출근하지 않으면 구성원끼리 친밀함을 느끼기 어렵고, 소속감도 떨어질 수 있다는 우려도 많습니다. '눈에서 멀어지면 마음에서도 멀어진다'는 말처럼 사람과 사람 사이의 관계를 유지하기 위해선 '물리적 근접성'이 꼭 필요한 것일까요? 적절한 제도와 툴이 제공되면, 온라인에서도 충분히 상호 간의 신뢰를 구축할 수 있다는 반론이 힘을 얻고 있습니다.
물론 사무실 안에서 우연히 만나 대화하거나, 비공식적인 대화를 잠깐 나눌 수 있는 기회가 저절로주어지진 않습니다. 그렇기 때문에 온라인에서도 업무에서 벗어나 취미 등을 얘기하는 잡담 시간을 의도적으로 만들어야 합니다. 5~30분 정도 어젠다 없이 1:1로 대화하는 '회의가 아닌 만남'의 시간을 마련하는 것도 친밀감을 쌓는 데 도움이 됩니다.(링크)
 하이브리드 근무가 '사무실에 출근해야 한다'는 전통적인 틀을 깬 혁신적인 근무 방식인 것에는 이견이 없을 겁니다. 하지만 하이브리드 근무를 체계적으로 운영하기 위한 노력 없이는 생산성, 소속감 등이 떨어질 수 있다는 걱정이 현실이 되는 것을 피하기 어렵겠지요.
"재택 근무 시 근태가 나빠서 성과가 떨어진다" "재택근무일 = 쉬엄쉬엄하는 날로 생각하는 구성원도 있다" 등 LbC Weekly를 통해 나눠주신 하이커들의 솔직한 고민도 확인할 수 있었는데요. 눈 앞에서 일하는 모습을 서로 볼 수 없기 때문에 성과에 대한 불안이 생겨난 것으로 보입니다. 그러나 조직과 개인의 목표가 정렬되어 있고, 일의 진척상황을 실시간으로 파악할 수 있다면 이러한 불안은 확연히 줄어들겠지요.(링크) 근태를 일일이 시시각각 관리하지 않고 구성원 각자가 자율적으로 일하면서도 조직의 성과를 높일 수 있는 방법, 레몬베이스가 함께 찾아가겠습니다.